Отказное письмо это важный документ, который нужно составить в ответ на запрос или требование, когда вы не можете или не желаете его выполнить. Важно, чтобы письмо содержало все необходимые элементы, также было оформлено корректно отказное письмо
Структура отказного письма
1. Шапка письма
В верхней части укажите свои контактные данные:
- ФИО
- адресок
- телефон
- электронная почтовая контора
Дальше укажите дату дизайна письма.
2. Адресат
Под шапкой впишите информацию о получателе:
- ФИО либо наименование организации
- адрес
3. Тема письма
Укажите, что это отказное письмо. Например: "Отказ от исполнения запроса".
4. Вступительная часть
Начните письмо с приветствия. К примеру:
"Уважаемый(ая) ФИО адресата,"
5. Основная часть
Тут изложите сущность вашего отказа. Растолкуйте предпосылки, по которым вы не можете выполнить запрос. Постарайтесь быть вежливым и конструктивным. Например:
"К несчастью, в связи с укажите причину мы не сможем укажите, что конкретно."
6. Заключительная часть
Завершите письмо благими словами и пожеланиями. Например:
"Полагаюсь на ваше понимание. Если возникнут вопросы, будьте добры, свяжитесь со мной."
7. Подпись
Укажите свою подпись, ФИО и, если необходимо, должность.
Заключение
Оформление отказного письма требует внимания к деталям и ясности в выражении мысли. Соблюдая предложенную структуру, вы сможете создать документ, который будет понятен получателю и позволит избежать недоразумений. |
